Pensar, executar, monitorar e controlar os projetos de uma organização, independentemente do tamanho ou da complexidade desses projetos fazem parte da gestão de projetos.
Mas afinal, o que é um projeto?
Um projeto é um conjunto de atividades desenvolvidas que possuem o objetivo de produzir algo novo, envolvendo recursos e com tempo limitado para acontecer. Como exemplos temos a construção de uma casa, o desenvolvimento de um produto novo ou a implementação de um novo processo em um negócio que visa melhorias.
Mas você sabe a importância de um bom gerenciamento para o sucesso na execução de um projeto?
Primeiro vamos à definição: Gerenciamento de Projetos é um conjunto de regras e de boas práticas estabelecidas para realizar projetos da melhor forma possível, independentemente do tamanho e complexidade deles. Envolve ferramentas, competências e técnicas específicas.
Ouvimos muito a palavra projeto em diferentes contextos. Mas você sabe diferenciá-lo de uma atividade do dia a dia?
Então, se liga em quais características do processo diferenciam uma atividade de um projeto:
Atividade é algo contínuo que produz resultados padronizados. As principais características de uma atividade são:
• Ser contínua;
• Gerar resultados padronizados;
• Ter processos definidos.
Já um projeto tem como características:
• Ser temporário;
• Gerar resultados únicos;
• Ser realizado em etapas.
Entender o que é uma atividade e o que é um projeto dentro do seu empreendimento é o primeiro passo para que você consiga gerir seus projetos com sucesso!
Quer saber mais sobre gestão de projetos?
Tá, mas quais são os benefícios de uma gestão de projetos efetiva?
Os benefícios são diversos, entre eles podemos destacar:
- Centralização de todas as etapas, recursos, prazos e pessoas envolvidas, desde o planejamento até a entrega final do trabalho;
- Acompanhamento e verificação das informações com todas as etapas no cronograma, mantendo assim o cumprimento de prazos;
- Definir as pessoas responsáveis por cada atividade dentro do projeto facilitará o processo de estruturar as atividades;
- Riscos fazem parte de todas as áreas da nossa vida, com os projetos não é diferente. Mas com a gestão de projetos esses riscos podem ser mapeados com antecedência e minimizados;
- Com a gestão do projeto acontecendo de forma eficiente e coordenada, o engajamento da equipe aumenta, pois todas as pessoas envolvidas sabem o que fazer e reconhecem a importância da sua tarefa para a conclusão do projeto;
- Se você estiver prestando serviço para alguém, a gestão de projetos vai te ajudar a entregar tudo no prazo e sem custos a mais, e isso é sinônimo de cliente feliz!
Para tentar facilitar o desenvolvimento do seu projeto, o Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (PMBOK) diz que um projeto é constituído por 5 fases. Seguir essas etapas facilitará a estruturação do seu projeto e irá te orientar sobre as fases essenciais.
Confira quais são elas:
- Iniciação: A fase inicial é o momento de analisar o projeto de forma geral, pontuando quais são os objetivos, quais problemas se quer resolver, além de identificar quais as necessidades e a viabilidade de execução deste projeto.
- Planejamento: Nessa etapa é preciso detalhar todas as atividades e ações do projeto. O planejamento deve ser feito de forma bem detalhada, a partir disso, a pessoa que coordena o projeto vai conseguir desenvolver o plano de ação que incluiu a definição do escopo, o cronograma, quais são as atividades e em qual ordem elas devem ser realizadas.
- Execução: A execução é o momento de colocar em prática o que foi planejado. Apesar do esforço para fazer o planejamento perfeito, imprevistos podem acontecer, por isso preste sempre atenção à execução e prepare-se para atualizar as ações e o cronograma no decorrer do projeto.
- Monitoramento e controle: O monitoramento e controle possibilitam acompanhar o desenvolvimento do projeto, o cronograma e os custos. É nessa fase que a pessoa responsável pelo projeto deve analisar cada processo da etapa de execução para identificar quais situações precisam de uma atenção maior.
- Encerramento: É a última fase de um projeto. É o momento de apresentar o relatório final ou reunir as informações gerais sobre o projeto. Além de ser um momento para feedback, elogios e identificação dos pontos que precisam ser aperfeiçoados para os próximos projetos.
Quer ver como a gestão de projetos funciona na prática?
Quais ferramentas posso utilizar para a gestão dos meus projetos?
A utilização de ferramentas nos processos que envolvem a gestão de projetos é uma grande aliada e possibilita melhorar os resultados, além de otimizar ferramentas e atividades
Para auxiliar na gestão de projetos existem aplicativos gratuitos que podem facilitar a organização das atividades, consequentemente facilitando na gestão de processos e pessoas.
Sabemos que a tecnologia, aparelhos eletrônicos e internet não são de fácil acesso para todas as pessoas por diversos fatores. Existem algumas ferramentas analógicas que podem ser reproduzidas utilizando papel e caneta, e que vão te ajudar a organizar o seu projeto.
Clique e saiba mais sobre as ferramentas indicadas para gestão de projetos e como elas podem ajudar o seu empreendimento?
